งานธุรการ

การบริหารงานธุรการ

งานธุรการในโรงเรียน เป็นงานที่โรงเรียนจัดขึ้นเพื่อเป็นการบริการหน่วยงานต่าง ๆ ของโรงเรียนให้สามารถดำเนินไปตามจุดมุ่งหมายที่ต้องการให้โรงเรียนสามารถดำเนินการไปสู่เป้าหมายที่กำหนดด้วยความราบรื่น งานธุรการของโรงเรียนเป็นงานในหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้บริหารโรงเรียนที่จะต้องดำเนินการเป็นปกติ ซึ่งมีขอบข่ายและภารกิจดังนี้

๑. งานสารบรรณ

๒. งานทะเบียนนักเรียน

๓. ระเบียนนักเรียน

๔. เอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโรงเรียน

๑. งานสารบรรณ

งานสารบรรณเป็นงานที่ต้องถือปฏิบัติ ทำเป็นปัจจุบัน ด้วยความละเอียดรอบคอบ เพราะถ้าหากไม่จัดทำให้เรียบร้อย งานนี้ก็จะซับซ้อน ค้นหาได้ยาก ซึ่งเป็นเหตุทำให้เสียเวลาในการบริหารงานของโรงเรียน การดำเนินงานของโรงเรียนจะไม่ราบรื่นเท่าที่ควร การจัดระบบงานสารบรรณที่ดีจะช่วยให้ประหยัดเวลาและ

แรงงานในการตรวจค้นหรืออ้างอิง และยังช่วยสนับสนุนการบริหารดำเนินงานต่าง ๆ ของโรงเรียนให้มีประโยชน์สูงขึ้น

วัตถุประสงค์ของงานสารบรรณ

๑. เพื่อให้การดำเนินงานสารบรรณของโรงเรียนเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับของทางราชการ

๒. เพื่อให้การดำเนินงานสารบรรณของโรงเรียนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

๓. สนับสนุนการบริหารและดำเนินงานต่าง ๆ ของโรงเรียนให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น

งานสารบรรณเป็นการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการ การรับและการส่งเอกสารราชการ การเก็บรักษา ยืมและทำลายหนังสือราชการ

แนวทางการดำเนินการ

การรับเอกสารทางราชการให้ดำเนินการดังนี้

๑. ลงรับเอกสารทางราชการทุกฉบับ

๒. ใส่แฟ้มนำเสนอผู้บริการพิจารณา

๓. ดำเนินการตามที่ ผู้บริหารพิจารณา หรือแจ้งผู้ที่ผู้บริหารมอบหมายหรือเกษียนมา

๔. เก็บเอกสารต้นฉบับเข้าแฟ้มให้เป็นหมวดหมู่

การส่งหนังสือเอกสารทางราชการให้ดำเนินการดังนี้

๑. ออกเลขหนังสือหรือเอกสารทางราชการโดยเรียงลำดับ

๒. ก่อนนำเอกสารทางราชการส่งต้องทำสำเนาต้นฉบับเก็บเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่

๓. นำเอกสารทางราชการนำส่งยังหน่วยงานชั้นต้นหรือหน่วยงานต้นเรื่องของเอกสารทางราชการฉบับนั้นๆ

๒. งานทะเบียนนักเรียน

งานทะเบียนนักเรียน เป็นงานที่รวบรวมข้อมูล ผลการเรียนของนักเรียนทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มเข้าเรียนจนกระทั่งจบการศึกษาขั้นสูงสุดหรือลาออกจากโรงเรียน โดยระบบจะมีการรวบรวมข้อมูล ระเบียนผลการเรียนในแต่ละภาค / ปีการศึกษามาเก็บรวบรวมไว้เป็นข้อมูลระเบียนสะสมพร้อมที่จะนำมาแสดงหรือออกรายงานและจัดเอกสารต่างๆเกี่ยวกับข้อมูลผลการเรียน โดยมีกฎหมายที่เกี่ยวข้อง คือ พระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๔๒ แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๕ และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๓) พ.ศ.๒๕๕๓ และพระราชบัญญัติการศึกษาภาคบังคับ พุทธศักราช ๒๕๔๕

วัตถุประสงค์ของงานทะเบียนนักเรียน

๑. เพื่อให้การดำเนินงานทะเบียนนักเรียนของสถานศึกษามีข้อมูลถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์

สามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็ว

๒. เพื่อให้การดำเนินงานทะเบียนนักเรียนของสถานศึกษามีประสิทธิภาพ

งานทะเบียนนักเรียนในโรงเรียนเกี่ยวข้องกับการรับนักเรียน การรับมอบตัวนักเรียน การลงทะเบียนนักเรียน และการจำหน่ายนักเรียนโดยมอบหมายฝ่ายทะเบียนเป็นผู้ควบคุมดูแล

การรับนักเรียน โรงเรียนได้ดำเนินการ ดังนี้

๑. โรงเรียนประสานงานกับฝ่ายการศึกษาและฝ่ายทะเบียนของสำนักงานเขต และช่วงเวลาในการ

รับสมัครนักเรียนให้สอดคล้องกับประกาศกรุงเทพมหานครในแต่ละปี

กำหนดแผนการปฏิบัติงาน การรับนักเรียนของโรงเรียน โดยสำรวจความพร้อมด้านสถานที่

บุคลากร งบประมาณ และศักยภาพของโรงเรียน เกี่ยวกับอัตราการขยายห้องเรียนระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ ๑ - มัธยมศึกษาปีที่ ๖ ซึ่งการขยายห้องเรียนต้องขออนุมัติจากสำนักการศึกษาก่อนล่วงหน้า ๑ ปี

๒. แต่งตั้งคณะกรรมการรับนักเรียนโดยผ่านการเห็นชอบจากคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน

๓. ประชาสัมพันธ์การรับนักเรียนและการรับมอบตัวนักเรียน

๔. ร่วมมือกับองค์กร และชุมชน เพื่อให้เด็กที่อยู่ในพื้นที่ได้รับสิทธิในการเข้ารับการศึกษาทุกคน

อย่างเท่าเทียมแบบทดสอบคัดกรองนักเรียน ซึ่งเน้นพฤติกรรมโดยรวมของนักเรียน คือ พฤติกรรมการเรียน

ภาษาไทย และพฤติกรรมการเรียนคณิตศาสตร์ (การอ่าน การเขียนและการคิดคำนวณ)

๕. รายงานการรับนักเรียนเข้าเรียนในระบบ ส่งต่อให้สำนักงานเขต และสำนักการศึกษาทราบ

ตามรอบการรายงานที่กำหนด

การรับมอบตัวนักเรียน โรงเรียนดำเนินการดังนี้

๑. วางแผนการรับมอบตัวนักเรียน กำหนดวิธีการ วัน เวลา และสถานที่ให้ชัดเจน

๒. แต่งตั้งคณะกรรมการรับมอบตัวนักเรียน

๓. จัดทำเอกสารใบมอบตัว สัญญาหรือนิติกรรม การมอบอำนาจปกครองผู้เยาว์ให้แก่โรงเรียน

ในการทำใบมอบตัว / สัญญามอบตัวนักเรียนนั้น ผู้ปกครองนักเรียนจะต้องเป็นผู้บรรลุนิติภาวะตามกฎหมายและในการมอบตัวนั้น จะต้องมีเอกสารสำคัญประกอบดังนี้หนังสือสำคัญแสดงวุฒิเดิม เช่น ประกาศนียบัตรหรือหนังสือแจ้งผลการเรียน ยกเว้นนักเรียนเข้าใหม่ต้นปีการศึกษาของชั้นอนุบาล 1 หลักฐานแสดงวัน เดือน ปีเกิดของนักเรียน ได้แก่ สำเนาทะเบียนบ้าน หลักฐานการแสดงตนของบิดา หรือมารดาหรือผู้ปกครองตามทะเบียนราษฎร์

๔. นำข้อมูลไปดำเนินการลงทะเบียนนักเรียนต่อไป

การลงทะเบียนนักเรียน ให้ดำเนินการ ดังนี้

๑. จัดแยกข้อมูลของนักเรียนตามระดับชั้น เพื่ออกเลขประจำตัวนักเรียนและลงทะเบียนนักเรียน

๒. จัดเก็บ / รวบรวมแฟ้มประวัติและเอกสารต่างๆของนักเรียนแยกตามระดับชั้น / ห้องเรียน

๓. นำข้อมูลประวัติของนักเรียนไปใช้ในการกรอกข้อมูลจัดทำฐานข้อมูล เพื่อจัดระบบสารสนเทศของโรงเรียนต่อไป

การจำหน่ายนักเรียน ให้ดำเนินการ ดังนี้

๑. แต่งตั้งคณะกรรมการรับผิดชอบ

๒. จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขอย้าย ได้แก่ แบบคำร้องขอย้าย ทะเบียนคุมเอกสารการ ย้ายของนักเรียน ข้อมูลจากแบบบันทึกผลการเรียนประจำรายวิชา

สาเหตุที่จะจำหน่ายนักเรียนออกจากทะเบียนนักเรียนได้ มี ๕ สาเหตุ คือ

๑. นักเรียนย้ายโรงเรียน

๒. นักเรียนถึงแก่กรรม

๓. นักเรียนหยุดเรียนติดต่อกันเป็นเวลานาน และไม่มีตัวตนอยู่ในพื้นที่

๔. นักเรียนอายุพ้นเกณฑ์การศึกษาภาคบังคับ

๕. นักเรียนเรียนจบการศึกษาชั้นสูงสุดของสถานศึกษา

“ศึกษาแนวการปฏิบัติการจำหน่ายนักเรียนออกจากทะเบียนนักเรียนของกระทรวงศึกษาธิการ”

กรณีนักเรียนย้ายโรงเรียนให้ดำเนินการดังนี้

๑. โรงเรียนต้องให้ผู้ปกครองยื่นคำร้องขอย้ายโรงเรียนต่อสถานศึกษา

๒. โรงเรียนออกหนังสือส่งตัวนักเรียนพร้อมเอกสารหลักฐาน ดังนี้

๒.๑ ระเบียนแสดงผลการเรียน (ปพ.๑)

๒.๒ แบบรายงานประจำตัวนักเรียน

๒.๓ ใบรับรองผลการเรียน

๒.๔ ระเบียนสะสม

๒.๕ เอกสารรายงานผลการประเมินตัวชี้วัด ในกรณีย้ายสถานศึกษาระหว่างปี

๓. ธุรการทำหนังสือส่งตัวนักเรียนไปยังสถานศึกษาใหม่ที่ขอย้ายไป